Порядок внесения исправлений в кассовые документы

Любой работник бухгалтерии, каким бы опытным он не был, хотя бы единожды, но сталкивался с необходимостью внесения исправлений в кассовые документы. Для того, чтобы не допустить в этом вопросе ошибок, следует разбираться в разновидностях исправляемых документах. При обнаружении недочетов в кассовых документах, требующих корректировки, бухгалтеру следует руководствоваться следующими нормативно – правовыми актами:

  • 402-ФЗ от 06.12.2011;
  • Приказ Министерства финансов РФ № 34Н от 29.07.1998;
  • Указание ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.

Можно ли править?

Документы
Исправления в кассовых документах нежелательны

Кассовая документация имеет четкие требования к своему оформлению. Основным правилом будет – недопустимость корректировок. Проще говоря, в оформленных кассовых документах должны отсутствовать ошибки, помарки или исправления.

Но, в ходе ведения хозяйственной жизни неточности случаются и важно знать, как их ликвидировать. Недопустимо использование корректирующих жидкостей. Исправленная запись должна быть видна, а также заверена в установленном порядке.

Какие документы можно исправить?

При внесении изменений в документ не играет роли период его составления. Проще говоря, исправить можно как документ, составленный текущим днем, так и в предыдущие дни. Исключение составляет документ, по которому уже направлена информация в налоговый орган либо его существование уже отразилось на финансовом результате учреждения и учтено в итоговой бухгалтерской отчетности.

При этом будут иметься существенные различия между внесения изменений в документ, оформленный на бумажном носителе и документ, оформленный и утвержденный посредством электронной цифровой подписи.

Какие документы править запрещено?

Под запретом находятся исправления, вносимые в документы, оформленные в электронном виде. При наличии в учреждении электронного документооборота исправления могут быть внесены только новым электронным документом. Установлено это п. 4.7 Указания № 3210- У.

Если рассматривать разновидности документов более детально, то к документам, на которые распространяется полный запрет на внесение исправлений относятся:

  1. Приходные и расходные кассовые ордера;
  2. Банковские распоряжения, отраженные на бумажном носителе (платежные требования, поручения или ордера).

Как поправить электронный документ?

Электронный документооборот подразумевает под собой использование электронной цифровой подписи. Ею заверяются все без исключения кассовые документы. Поскольку законодательно запрещено вносить изменения при использовании подобного способа регистрации фактов хозяйственной жизни учреждения, то исправленный документ должен быть вновь созданным и, так же, как и его некорректный аналог, заверен ЭЦП.

Немаловажной будет и программа, используемая для создания первичных документов. Вновь созданный документ должен содержать те же реквизиты (дата и номер) и иметь аналогичный характер совершаемой операции (приход или расход). В нем также должна быть ссылка на исправленный документ.

Как поправить бумажный документ?

При внесении исправлений в бумажный документ необходимо перечеркнуть ошибочные данные, указав при этом корректные, а также отразить дату правки, должность и подпись лица её осуществившего. Исправления допустимо осуществлять только способом, установленным учетной политикой учреждения. Если рассматривать более подробно процесс внесения изменений, то необходимо осуществить следующие действия:

  • Обнаружить ошибку или описку (некорректные реквизиты, неправильная сумма);
  • Произвести зачеркивание ошибочных данных;
  • Осуществить проставление рядом с местом корректировки отметки «Исправленному верить»;
  • Завизировать корректирующую надпись всеми сотрудниками, чьи подписи фигурировали в ошибочном документе;
  • При наличии – осуществить отметку печатью.

При выполнении данного алгоритма стоит помнить, что зачеркивать исправляемую запись необходимо только единожды, поскольку все данные обязательны к прочтению. Недопустимо использование корректоров, штрихов, а также производство подчисток.

Стоит также помнить, что осуществляемые исправления необходимо произвести во всех экземплярах предыдущего документа. Налоговые органы достаточно часто используют в своей деятельности метод встречных проверок. При несоответствии в разных организациях данных оного и того же первичного учетного документа может наступить административная ответственность.

При необходимости внесения большого количества исправлений, которые в свою очередь делают документ совершенно нечитаемым, следует прибегнуть к оформлению нового экземпляра. При этом предыдущий также подлежит сохранению и подшивается совместно с вновь созданным. Такой способ широко используется именно при работе с ПКО – РКО, а также банковских поручениях. Это единственные документы, которые не терпят наличие каких – либо исправлений на первоначальном варианте документа. Поэтому исправить их можно только созданием нового экземпляра. При разработке учетной политики полезно будет учесть все варианты возможных внесений исправлений.

Как исправить ошибку в регистрах бухучета?

бух учет
Один из методов носит название «красное сторно»

Обобщение первичных учетных документов происходит посредством регистров бухгалтерского учета. Для формирования такого регистра все документы должны быть разнесены на правильные счета учета и содержать корректные проводки.

Сотрудники бухгалтерского подразделения перед формирование указанных регистров осуществляют сверку с заинтересованным службами. При обнаружении ошибки в сторону занижения суммы осуществляется введение в систему дополнительной проводки. В ней находит отражение недостающая сумма.

При обнаружении ошибки в пользу увеличения бухгалтеру необходимо сторнировать разницу между фактической суммой и той, которую необходимо отразить по учету. Корректировка производится суммой с отрицательным значением. Такой метод получил название «красное сторно».

Исключением на производство каких-либо действий, направленных на корректировку сумм, составляет сдача и утверждение годовой бухгалтерской отчетности. В таком случае исправление осуществляется в день обнаружения неточности. При отсутствии утверждения отчета исправить можно и датой основной операции, а вот проводки составить только в декабре отчетного года.

Не стоит также забывать, что для корректного отражения в бухгалтерских программах произведенных правок разработана бухгалтерская справка (ф. 0504833). Все исправления осуществляются посредством корреспонденции счетов и обосновываются ссылками на реквизиты исправляемого документа.

Если ФНС обнаружила ошибку при проверке

При обнаружении ошибки налоговым органом в учетных данных первичных документов организации возможно наложение административной ответственности. При этом, самым распространенным способом санкций являются – штрафы. Но для того, чтобы наложение взыскания было обоснованным следует помнить:

  1. Искажение данных произошло дважды или чаще;
  2. Искажение стало причиной занижения налоговой базы.

Налоговики также достаточно критично относятся к документам, имеющим нечитаемые исправляемые данные. Отсутствие возможности однозначного идентифицирования исправляемого документа может также повлечь отказ в принятии его для учета при расчете суммы налогового вычета.

Также подобные документы поставят под сомнение легитимность и существенность самой сделки. Признание подобных сделок притворными может повлечь за собой наложение штрафных санкций. Однако, не стоит бояться ошибок. Главное – грамотно и с учетом действующего законодательства исправить их.

Исправление кассовых документов при использовании онлайн – кассы

В ситуации, в которой произведено некорректное отражение вида оплаты в кассовом чеке (не за наличный расчет, а посредством банковской карты), недостаточно будет произвести возврат прихода. При допущении подобной ошибки необходимо распечатать чек коррекции. Не будет взят во внимание период в течение которого осуществлено обнаружение ошибки, лишь бы он не заходил за период сдачи и утверждения отчетности.

Кроме того, обязательным условием для печати данного чека будет его осуществление после открытия смены и до ее завершения. В остальной период чек коррекции будет недействительным.

Стоит также помнить, что при формировании чека коррекции за предыдущий период (день работы) необходимо указать в нем дату. За которую осуществляется корректировка. Так, к примеру, если сам чек коррекции выбивается за 14 июля, то в нем делается отметка об изменении за 2 июля.

В производстве корректировки таким образом имеется существенный нюанс: при выявлении неточности своими силами в чеке ставится код «0». При обнаружении же ошибки в расчетах налоговыми органами ставится код «1», что означает производство операций по предписанию.

При выборе основания для корректировки можно обратиться к выписке с расчетного счета. Ее необходимо подколоть к произведенному чеку. При рассмотрении корректировки первичных кассовых документов при использовании онлайн касс стоит отметить прозрачность таких операций перед налоговыми органами.

Если в ранее рассмотренных корректировках сотрудники фискальных служб могли и не заметить исправления ввиду большого документооборота, то при использовании онлайн – кассы все операции доступны в режиме реального времени и требуют большей внимательности и скрупулезности.

В статье рассмотрены причины и возможности исправления кассовых документов. При соблюдении вышеуказанных рекомендаций и своевременном мониторинге изменений действующего законодательства можно избежать конфликтов с проверяющими органами, а также минимизировать вероятность наложения штрафных санкций. Какой бы способ ведения кассовых операций не был выбран учреждением – основным правилом всегда будет корректность отражения учетных данных.

Специалист на видео подробно разберет подводные камни при заполнении и ведении учетной первичной документации, как вести электронный документооборот и многое другое:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Еще по этой теме:

Оставить свой комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

 

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: