Когда потребуется составлять акт приема-передачи материальных ценностей

В ст. 2 закона №402-ФЗ указано, что на каждом предприятии бухгалтерский учет должен вестись согласно нормам. Все действия, которые осуществляются с вещественными ценностями, должны быть официально оформлены. В число необходимых документов входит и акт приема-передачи материальных ценностей, образец которого позволяется использовать во время составления.

Сфера применения

Акт приема-передачи пушит в свободной форме, так как законодательство не подразумевает наличия стандартной формы. Его применяют в таких случаях:

• есть неточности в числе и качестве ценностей;
• товар поступил в учреждение без соответствующих бумаг;
• МЦ были вручены на сохранение ответственному сотруднику;
• имущество передается по договору комиссии;
• вещи или оборудование передаются внутри предприятия между структурными подразделениями или ответственными персонами;
• активы передаются на временное использование.

Акт свидетельствует о том, что имущественные ценности были переданы должностному лицу, и оно несет ответственность за их хранение или использование. В тексте не указывается, какая именно ответственность возлагается на лицо – в нем просто фиксируется сам факт передачи вещей. Чтобы уточнить ответственность, необходимо оформлять договор или соглашение между сторонами.

Формы акта приема-передачи ТМЦ

Акт приема-передачи имущества не имеет строго установленной формы, однако есть некоторые рекомендации, которые нужно соблюдать. Существует две стандартных типа этого документа – МХ-1 и МХ-3.

Зачастую такие формы используют на складах или в других местах, где прием и передача ценных вещей происходит часто.

Однако во многих случаях использование этих форм не является обязательным, так как просто нужно передать сведения из компьютера одного сотрудника другому внутри организации. Тогда принято формировать простой акт приема-передачи.

Как составить акт приема-передачи правильно?

Для написания документа без ошибок следует придерживаться некоторых правил его оформления. Акт обязательно должен быть подписан принимающим и передающим лицом. Здесь их определение происходит так же, как и в договоре купли-продажи – покупатель и продавец, арендатор и арендодатель и пр.

Если одной из сторон договора выступает физическое лицо, он может подписывать документ самостоятельно или через доверенное лицо. В случае участия в сделке организации, подпись на акте должен ставить руководитель или другой сотрудник предприятия, у которого есть доверенность от начальства с правом подписи подобных бумаг.

Помимо представителей сторон, подписи могут проставлять на акте приема-передачи и свидетели. Их позволяется привлекать к процессу, если стороны не доверяют друг другу и боятся возникновения в будущем конфликтных ситуаций. Свидетелей может быть 2-3 человека. Лучше привлекать к процедуре абсолютно чужих людей.

В акте обязательно должны быть прописаны паспортные данные сторон, их место регистрации. Для предприятий – место расположения главного офиса, ОГРН. Все эти сведения нужны для идентификации передающей и принимающей сторон.

В тексте следует указать ссылку на договор, на основании которого происходит передача имущества. Не менее важно описать и сами материальные ценности. Если акт не является формальностью, то следует внести в него все возможные подробности, начиная от состояния передаваемых вещей.

Когда акт составляется, как дополнение к соглашению об аренде, в нем нужно указать, что арендатор обязан по истечению срока договора вернуть все имущество в оптимальном состоянии.

Акт необходимо подписывать собственноручно. В случае привлечения свидетелей, следует также вписать в текст документа данные из их паспортов. Подписи свидетелей перечисляют в самом конце документа под фамилиями сторон.

Образец акта

Документ этого типа является двусторонним, поэтому он составляется в двух экземплярах. Первый передается организации-покупателя, второй – продавцу.

В акт обязательно следует вписывать такие реквизиты:

• название;
• место написания;
• дата;
• личные данные лиц, которые представляют принимающую и передающую стороны;
• данные о договоре, на основании которого осуществляется передача имущества (регистрационный номер, дата);
• полный список материальных ценностей, которые передаются по акту, а также указание их числа;
• описание имущества;
• сведения о том, были ли обнаружены дефекты во время передачи;
• не возникло ли претензий между сторонами во время процедуры передачи ценностей;
• полная стоимость передаваемого имущества;
• подписи продавца и покупателя;
• печать организации, которая составляет акт приема-передачи.

Если после осуществления передачи имущества принимающая сторона обнаружила дефекты, она имеет полное право требовать замены товара или возмещения материальных убытков.

Акт приема-передачи позволяется создавать для целой партии или для каждого товара отдельно. Периодичность его составления зависит от договоренностей между компанией-поставщиком и предприятием.

Наличие акта может быть существенным фактором в процессе решения споров в суде. В документе приводятся основные доказательства того, что во время передачи материальных ценностей нарушений не было:

• имущество было осмотрено и принято покупателем в присутствии представителя передающей стороны;
• во время осмотра не было обнаружено несоответствия по количеству товара и его качеству;
• осуществление доставки произошло в установленные договором сроки, нарушений в этом аспекте не было;
• нет претензий к сторонам договора.

Если сделать акт приема-передачи дополнением к самому договору, он будет иметь ту же юридическую силу, что и сам договор.

Образец акта приема-передачи материальных ценностей можно скачать здесь:

Акт приема-передачи МЦ при увольнении

В каждой компании есть материально-ответственные лица, которые могут как увольняться, так и отсутствовать на рабочем месте. Такие работники несут ограниченную ответственность за порчу или утрату материальных ценностей.

По этой причине каждая смена материально-ответственного сотрудника должна сопровождаться осуществлением инвентаризации. Эта процедур должна проводиться как во время увольнения работника, так и в период его ухода в отпуск. Передача МЦ происходит в присутствии увольняющегося работника и того, кто займет его место труда.

Акт в этом случае можно оформить непосредственно между ответственными за имущество лицами. Основой может стать форма №ОП-18.

Сроки хранения

Для осуществления налогового учета следует хранить первичную документацию на протяжении 4 лет. Однако если был получен убыток, то бумаги, подтверждающие расходы, обязательно следует хранить до 10 лет.

Для бухгалтерского учета нужно хранить акты на протяжении 5 лет.

Основные ошибки при составлении

К самым распространенным неточностям относят:

1. Отсутствует описание имущества, которое передается. Если из текста документа не будет ясно, что именно подлежит передачи, акт будет ничтожным.
2. Перечислять следует все передаваемые вещи. Доказать то, что товар не был передан, если он отсутствует в тексте акта, будет очень сложно.
3. Если документ оформлен в простой форме, не следует соглашаться на то, чтобы вместо контрагента его подписывал кто-то другой. Если представитель другой стороны не может поставить подпись в текущий момент, следует потребовать от его представителя доверенность.

Если на акте стоит подпись неуполномоченного лица, он не может считаться действительным.

Акт приема-передачи формируется только в некоторых случаях для того, чтобы полностью защитить интересы сторон. В законодательстве предусматривается только один такой случай – при участии в долевом строительстве. Если нет надобности в деталях описывать имущество, которое передается, то в оформлении акта нет необходимости.

На видео смотрите информацию об учете товарно-материальных ценностей в подрядных организациях: