Как оформить служебный автомобиль для личных целей

В Российской Федерации есть довольно распространенная практика, когда работодатель предоставляет возможность использования служебного автомобиля в личных целях своему подчиненному. Однако законодательное регулирование этого процесса – сложная задача в тех частях, которые касаются документального оформления такого рода правовых отношений. А нарушения установленного законом порядка, езда на служебном автомобиле в нерабочее время или на выходных, дает основание привлечь нарушителя к серьезной ответственности.

Законодательное регулирование использования служебного автомобиля в личных целях

Служебные машины
Если сотрудник хорошо и долго работает, то работодатель может дать служебную машину для личных целей

На государственном уровне порядок использования служебных ресурсов в личных целях и нюансы процедуры практически никак не описаны. При длительном сроке работы многие работодатели охотно соглашаются предоставлять машину в личное пользование хорошо зарекомендовавшим себя сотрудникам.

В связи со строгим наказанием за такого рода нарушение, возникает закономерный вопрос о юридическом процессе оформления временной передачи служебного автомобиля.

К сожалению, в законодательстве не прописаны точные рекомендации. Однако существует несколько легальных механизмов, прозрачных с юридической точки зрения, которые позволяют реализовать процедуру предоставления автомобиля. Работодатели используют такие способы оформления взаимоотношений с подчиненными:

  1. устный договор;
  2. приказ о праве на временное использование автомобиля сотрудниками;
  3. оформление взаимоотношений по договору аренды;
  4. предоставление машины подчиненному под доверенность.

Устный договор. При эксплуатации служебного автомобиля для определения расходов, которые несет организация по налогам, есть необходимость в постоянной подготовке путевых листов, а также мониторинге показателей одометра, фиксирующих реальные пробег авто в рабочее время. В то же время работнику свободно позволяется использовать транспортного средства после работы и на выходных, если он будет самостоятельно заправлять машину, не тратя бензин организации, и никак не увеличивать затраты компании.

Таким образом, беря автомобиль во временное пользование, подчиненный обязуется возвращать его в том же состоянии, в каком он его взял. В некоторых случаях для облегчения документооборота и подсчетов одометр перематывают, но с правовой точки зрения это вызывает множество вопросов. Такие действия, как и, собственно, устная форма договора могут стать основанием для привлечения работодателя и сотрудника к ответственности по огромному перечню причин, особенно, если автомобиль попадет в ДТП.

Принятие приказа о праве на временное использование автомобиля сотрудниками. При таком способе официального оформления механизма передачи машины обязательно должна быть внутренняя нормативная база компании, которая будет состоять из конкретных актов, правил внутреннего распорядка, которые будут описывать и регламентировать затронутые в приказах аспекты.

Причем также важно, чтобы работодатель со своей стороны учитывал важные нюансы, касающиеся личной эксплуатации автомобиля работников. Если этого не будет, то повышается риск привлечения к административной ответственности сотрудника, работодателя или обоих.

Оформление взаимоотношений по договору аренды. С юридической точки зрения этот способ самый простой и надежный. Также он подразумевает внедрение отдельных схем эксплуатации машины, что в свою очередь снижает расходы на бюрократические издержки.

Но и в этом механизме есть много нюансов, которые надо рассматривать с профессиональным юристом. А при составлении договора аренды необходимо прибегать к помощи бухгалтера, который поможет учесть доходы предприятия и его расходы, чтобы аренда не сказалась негативно на налогообложении.

Предоставление машины подчиненному под доверенность. Этот вариант также прост с правовой точки зрения, потому что предоставляет законную возможность сотруднику использовать автомобиль компании для личных целей.

Здесь самый важный нюанс заключается в репутации подчиненного. Работодатель должен быть уверен, что с машиной ничего не случится, ведь в случае с ДТП, порчей служебного имущества или перерасхода материалов, привлечь сотрудника к ответственности будет очень сложно.

В случае с использованием автомобиля в личных целях путем договора безвозмездного пользования или аренды тс без экипажа право работника на управление автомобилем может быть закреплено в трудовом договоре при официальном трудоустройстве.

Есть ли разница, для каких целей используется?

Машина, ключи, водитель
Если юридически правильно оформить документы. то не будет разницы в каких целях использовать рабочую машину

В современных условиях ведения бизнеса, работодатели используют различные системы и способы мотивации своих сотрудников. Одним из них является предоставление корпоративного автомобиля для облегчения выполнения должностных обязанностей.

Для дополнительного поощрения хорошей службы некоторые работодатели регламентируют возможность использования машины не только для служебных задач, но и для личных целей.

Таким образом, сотрудникам предоставляют законное право осуществлять на машине не только рабочие поездки, но и частные в нерабочее время и на выходных. При правильном юридическом оформлении документов, нет никакой разницы, для каких целей используется автомобиль, если частная эксплуатация регулируется актами приема-передачи.

Как сделать личное использование служебной машины правомерным?

В случае с правовым оформлением возможности личного использования, работодатель стоит перед вопросом о том, как правильно и эффективно оформить ее документально, чтобы это не отразилось негативно на налоговом и бухгалтерском учете.

Самыми популярными нюансами, которые должны учитываться юридическим лицом, следующие:

  • порядок компенсирования топливных расходов и их оплаты сотрудником;
  • мониторинг пробега машины;
  • аспекты возможностей для использования машины в свободное от работы время;
  • порядок предоставление отчетов о результатах эксплуатации автомобиля.

Данные вопросы регулируются индивидуальными для каждой компании правилами и принципами использования корпоративных авто. Удобнее всего оформить данный процесс договором безвозмездного пользования или аренды транспортного средства без экипажа.

Договор безвозмездного пользования

Если эксплуатация корпоративного автомобиля в личных целях происходит без материальной выгоды для юридического лица, такие правоотношения квалифицируются как безвозмездные. Они регулируются гражданско-правовыми договорами безвозмездного характера.

Согласно Гражданскому кодексу РФ договор может быть признан безвозмездным, если одна сторона обязуется передать что-либо другой без необходимости получения оплаты либо любой другой встречной компенсации. В таком случае сторонами договора считают участники безвозмездной сделки.

При оформлении такого типа договора, служебный автомобиль предоставляется во временную эксплуатацию, а плата за эту услугу не взимается. Все личные поездки сотрудника не заносятся в путевой лист.

Однако каждый раз, когда служебный автомобиль будет временно переходить в личное использование, следует:

  1. подписывать акт приема-передачи транспортного средства;
  2. фиксировать фактические показатели спидометра;
  3. заносить в документы информацию о техническом состоянии автомобиля и количестве топлива в нем;
  4. закреплять обязанность следить за выполнением вышеприведенных пунктов за отдельным лицом.
  5. Основанием для подготовки акта приема-передачи будет договор безвозмездного пользования автомобилем.

Договор аренды транспортного средства без экипажа

Уход за машиной
По договору сотрудник должен поддерживать состояние служебного автомобиля, осуществлять текущий и капитальный ремонт.

По ст.642 ГК РФ для оформления таких правоотношений также может быть заключен договор аренды транспортного средства без экипажа за плату, которая распространяется на непосредственное пользование и не подразумевает оказание дополнительных услуг по его управлению и техническому сервису.

Договор аренды должен быть обязательно заключен в письменной форме вне зависимости от срока его действия. В документе прописываются все права и обязанности участников договора, где, например, сотрудник обязуется поддерживать надлежащее состояние машины, включая текущий и капитальный ремонт.

К чему приведет езда на автомобиле в личных целях без оформления?

В законодательстве четко указано, что на транспорт, чье движение регулируется отдельным субъектом хозяйствования, в обязательном порядке должен быть оформлен путевой лист. Также у водителя, осуществляющего движения, должны быть все необходимые документы: права, удостоверение личности и медицинская книга.

В то же время сам факт того, что сотрудники могут использовать авто в нерабочее время, законодательно совсем не рассматривается.

Однако ответственность за передвижение без того же путевого листа – серьезная, и включает в себя штрафные санкции до 100 000 рублей на организацию и до 500 рублей – на водителя автомобиля.

Путевой лист не обязательно оформлять на один день. Многие юридические лица с целью избежания бумажной волокиты оформляют его на более длительные сроки, например, на неделю или даже на месяц. Законом это разрешено, поэтому привлекать к административной ответственности ни сотрудника, ни работодателя никто не будет.

Эксплуатацию автомобиля работником внерабочее время оптимально закрепить договором безвозмездного пользования или аренды ТС без экипажа. В таком случае передача автомобиля оформляется актом приема-передачи, в котором фиксируются технические, топливные и показатели пробега, а также его общее состояние. Раздельный учет использования автомобиля в служебных и личных целях закрепляется рядом документов, которые утверждаются приказом работодателя.

Смотрите на видео, как оформить и пользоваться служебной машиной в личных целях:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Еще по этой теме:

Оставить свой комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

 

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: