Изменение должности в штатном расписании: основания, поэтапная процедур

Четкий порядок изменения должности в штатном расписании не регламентирован нормативными актами, но в деловом документообороте уже выработалась определенная процедура, которой рекомендуется придерживаться.

Когда возникает необходимость изменять должности в штатном расписании?

соревнование, конкуренция
Переименование должности может служить нематериальной мотивацией сотрудника

Существует несколько распространенных ситуаций, когда вносятся изменения в название должности:

  • для изменения на более престижное название, к примеру, с «уборщицы» на «специалиста по клирингу», как часть нематериальной мотивации персонала;
  • переименование, связанное с конкретизацией существующих обязанностей, к примеру, «секретарь» на «помощника руководителя», в связи с выполнением новых дополнительных функций по планированию рабочего дня руководителя;
  • корректировки в организационной структуре предприятия, без изменения трудовых функций сотрудника;
  • переименование из-за расширения круга обязанностей;
  • приведение в соответствие названия должностей с ЕТКС или профстандартов;
  • изменения в преддверии аттестации согласно требованиям ФЗ № 426.

Если инициатором внесения поправок выступает работодатель, то он обязан уведомить сотрудника, которого они касаются за 2 месяца до планируемой даты вступления в силу изменений.

Законные основания для внесения изменений в штатное расписание

Относительно внесения изменений наименования должности или отдела ограничения действующим законодательством не предусмотрены. Главное, чтобы все новшества не противоречили требованиям уставных и локальных документов компании.

Есть ли ограничения для изменений должности в штатном расписании?

Законодательством не предусмотрено ограничений по возможному количеству раз вносимых поправок. Однако любые поправки должны проводится в четком соответствии с общероссийским классификатором должностей (ОК 016-94) и справочником должностей руководителей (постановление Минтруда № 37).

Как внести изменения правильно? Порядок действий

Формально процедура состоит из нескольких этапов:

  1. служебная записка от руководителя подразделения, в котором требуется провести изменения;
  2. издание приказа;
  3. письменное уведомление сотрудников;
  4. непосредственное внесение поправок в штатном расписании, путем изложения в новой редакции или составления дополнения к нему, утверждение поправок распорядительным документом;
  5. внесение поправок в локальные документы, трудовые книжки, документы по кадровому составу, бухгалтерские программное обеспечение.

Форма штатного расписания предусмотрена постановлением Госкомстата № 1, отступать от формы Т-3 даже при изменении должностей не рекомендуется.

Важно помнить, что ознакомление сотрудника с приказом не является подтверждением его согласия. Только подписанное дополнительное соглашение между сторонами подтвердит факт достигнутой договоренности.

Изменения для всего отдела

Если переименованию подлежит название целого отдела, то рациональнее будет оформить и утвердить новое штатное расписание.

Для внесения изменений придется пройти следующую процедуру:

  • составить служебную (пояснительную) записку от лица руководителя отдела или специалиста службы персонала, с обоснованием необходимости проведения изменений;
  • издать приказ по предприятию;
  • уведомить всех работников отдела;
  • издать новый распорядительный документ об утверждении нового штатного расписания или внесения изменений в него;
  • внести соответствующие поправки в документацию по персоналу.
Подпись документа
Переименование отдела нужно согласовывать с его сотрудниками

Переименование отдела в обязательном порядке согласовывается с его сотрудниками. Согласно требованиям ст. 57 ТК, помимо прочих обязательных условий, в трудовом договоре указывается место работы.

Соответственно, изначально о предстоящих новшествах за 2 месяца уведомляются сотрудники, и только потом издается приказ об утверждении нового штатного расписания, вносятся изменения в трудовые договора.

Это требование не распространяется на ситуации, когда в процессе создания нового отдела, в котором только вакантные места, соблюдать 60-дневный срок не требуется.

При объединении двух отделов перемены коснуться только работников отдела, который присоединяется к другому.                             

Изменения для одной должности

Чаще всего изменение должности проводится в связи с приведением названия в соответствии с классификатором профессий. Издается распорядительный документ, уведомляется сотрудник, вносят изменения в трудовую книжку и документы по личному составу.

План действий, если на рабочем месте работает сотрудник

Если должность, название которой подлежит изменению, не является вакантной, то о предстоящих новшествах придется уведомить работника. Сделать это необходимо за 2 месяца до вступления в силу новшеств.

Порядок действий при изменении должности в штатном расписании выглядит следующим образом:

  1. составление документального обоснования предстоящих изменений;
  2. уведомление работника за 60 дней;
  3. составление дополнительного соглашения с новыми условиями труда;
  4. издание и подписание распорядительного документа;

Самый последний этап – внесение соответствующих сведений в документы по кадровому составу, трудовые договоры, бухгалтерскую документацию, локальные документы.

План действий, если рабочее место не занято

Если должность вакантна, то двухмесячный срок не нужно соблюдать. На практике, специалист или начальник службы персонала составляет служебную записку, с пояснением причин необходимости внесения изменений, направляет ее руководству компании.

Только после издания распорядительного документа, допускается внести поправки в штатное расписание и прочие локальные документы компании (положения, должностные инструкции). На всю процедуру уходит 2-3 дня.

В какие сроки?

В целом на всю процедуру переименование должности или названия отдела уйдет не больше 3 месяцев. Больше всего времени уходит на уведомление сотрудников о предстоящих новшествах – 60 дней.

Как правильно уведомить сотрудников?

Главное правило – уведомление составляется в письменной форме и передается работнику, на втором экземпляре которого он должен поставить свою подпись (желательно с расшифровкой) и дату получения.

Какие документы нужно оформить? Образцы документов

Инициатором перемены должности может выступать не только представитель кадровой службы или руководитель предприятия, но и непосредственные начальники структурных подразделений. Для этого они составляют служебную записку на имя руководителя предприятия, с обоснованием необходимости внести конкретные изменения.

Служебная записка может выглядеть следующим образом:

Служебная записка
Пример служебной записки

 

Основополагающим документом для внесения поправок является приказ по предприятию. Составляется он в свободной форме, с указанием обязательных реквизитов для подобного типа документов:

  • дата составления;
  • причины вносимых изменений;
  • порядок их внедрения;
  • подпись руководителя предприятия;
  • ответственное лицо, которое будет заниматься всей процедурой.

Приказ об изменениях может содержать информацию о введении нового штатного расписания, если новшества кардинально меняют структуру. Если же перемены касаются лишь отдельной должности, то в приказе можно указать эту информацию и не составлять дополнение к штатному расписанию.

 приказ о внесении изменений в штатное расписание
Пример приказа о внесении изменений в штатное расписание

Уведомление о предстоящих изменениях должно содержать реквизиты предприятия и данные сотрудника (получателя), дату и место составления. В основной части прописываются причины, из-за которых происходят изменения.

Дата, с которой вступают изменения в силу. Рекомендуется сделать ссылки на статьи ТК. Можно указать, что в остальном, условия договора не изменяются. В конце ставится подпись руководителя компании.

Письменное уведомление сотрудника
Пример уведомления сотрудкика

 

Дополнительное соглашение к трудовому договору составляется по правилам, предусмотренным для подобного типа документов. Прописываются реквизиты сторон, дата и место составления, изменения, которые вводятся документом и дата вступления их в силу. В конце документа указываются реквизиты сторон и ставятся подписи.

Дополнительное соглашение
Пример дополнительного соглашения

Что делать, если сотрудник против изменений?

Если сотрудник возражает против предстоящих новшеств, то работодатель должен:

  • предложить работнику новую должность, рабочее место (в письменной форме);
  • увольнение, в случае получения отказа от выполнения предложенного вида работ.

При подборе нового места для работника, должность которого будет сокращена, работодателю необходимо руководствоваться следующими правилами:

  1. на предлагаемом месте работы, размер заработной платы должен быть не меньше той, что была на предыдущей должности;
  2. новое место должно соответствовать квалификации работника;
  3. если вакансий в конкретном регионе нет, то работодатель не обязан предлагать новое место работы;
  4. не допускается предлагать работу, если работнику она не подходит по медицинским показаниям;
  5. допускается предлагать работу на условиях неполного рабочего дня или недели.

Если же в компании нет вакансий, соответствующих квалификации и заработной плате высвобождаемого сотрудника, то ему можно предложить более низкую должность, с меньшим размером оклада. Это правило действует, если иное не предусмотрено условиями коллективного договора.

Видео расскажет как правильно оформить изменение названия должности.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Еще по этой теме:
  1. АватарНиколай :

    Если правильно оформить документы, то в принципе таким образом можно будет избавляться от неугодных работников. То есть, подвести их под сокращение штата. Естественно, при отсутствии идентичных их прошлой должности вакансий.

Оставить свой комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

 

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: