Простой бланк табеля учета рабочего времени: правила заполнения

Простой бланк табеля учета рабочего времени применяется для того, чтобы вносится сведения о выполнении трудовых обязанностей всеми членами коллектива. При использовании данного документа сотрудники финансового отдела организации начисляют заработную плату. Бумага используется во всех предприятиях. При этом не имеет значения форма собственности.

Для чего нужно вести табель учета рабочего времени

Ведение рассматриваемого акта отражено в законодательстве. Если на предприятиях не применяется табель, то для руководителя предусматривается ответственность административного типа. Это касается как руководства всей фирмы, так и отдельно взятых отделов, к примеру, финансового. Органы, функционирующие в сфере охраны труда, которые проводят проверки в компаниях, наложат штрафные санкции.

Если в организации трудится большое количество граждан, то проверяющие организации тщательно контролируют ведение табелей учета. Когда данного акта нет, то это свидетельствует о том, что руководитель фирмы может считать заработную плату без всяких на то оснований. По этой причине вся сумма, затраченная на зарплаты, не отражается в расходах фирмы.

Соответственно, результатом становится привлечение к ответственности и применение серьезных мер. Нужно учесть:

1. Табель выступает в качестве первичного документа.
2. Этот акт дает возможность проверять правильность соблюдения трудового режима. Такие положения оговорены в законодательстве.
3. Документ помогает сотрудникам контролирующих организаций убедиться в том, что предприятие рассчитывается заработок гражданам на основании учета фактически отработанных часов.

При использовании табеля сотрудники финансового отдела занимаются расчетом заработка, а также премиальных, отпускных, больничных сумм. Также это помогает начислить штрафные санкции для сотрудников. Для примера, за то, что есть постоянные опоздания или прогулы.

Если табель заполнен в соответствии с правилами, у руководства фирмы есть все основания для того, чтобы привлечь работника к ответственности в виде выговора или поощрить. Также акт выступает основой при принятии решения о прекращении трудовых отношений с конкретно взятым лицом.

У каждого предприятия есть возможность самостоятельно определить формат используемой в деятельности документации. Это зависит от того, какие способы ведения учетом установлены в фирме. В ситуации, когда сотрудник вносит данные в акт посредством ручного способа, то применять нужно форму Т-12.

Когда обращаются за помощью к программному обеспечению, то использован будет электронный формат Т-13. В первом случае документ расположен на двух бумажных листах, которые имеют размер две трети от формата А3.

Составляется такой акт в единственном экземпляре и в конце месячного периода направляется в финансовый отдел компании для расчета заработка. Если говорить о табеле по форме Т-13, то он на протяжении месяца заполняется в электронной форме.

Каждый день ответственное лицо указывает в нем сведения о трудовой деятельности сотрудников. По завершении расчетного периода производится распечатка акт и его передают директору для визирования, затем бухгалтеру.

Унифицированная форма документа Т-12

В ТК РФ не указаны положения относительно применения действующего формата табелей учета. Однако, проще будет скачать уже подготовленный бланк, чем заниматься самостоятельным составлением. Если говорить про форму Т-12, то ведется она вручную, при этом имеет 2 составные части:

• учет времени, в течение которого сотрудники работали;
• расчеты, применяемые для установления величины оплаты.

В акте необходимо отразить отработанные и не отработанные часы каждым работником. Описывается промежуток при использовании часов и минут. Оформление должно происходить каждый месяц, в документе должны быть пометки о штате сотрудников. После внесения всех данных в бланк, он подлежит подписанию руководителем финансового отдела и сотрудником кадрового отдела.

Указание информации в документе происходит при использовании кодов. К ним отнесены:

• 01 или Я – говорит о работе в дневную смену;
• 14 или Р – предусматривается отпуск, связанный беременностью и родами;
• 15 или ОЖ – время отдыха, в течение которого сотрудник ухаживает за детьми;
• 09 или ОТ – оплачиваемый отпуск;
• 10 или ОД – дополнительное время для отдыха.

Скачать форму Т-12 можно здесь:

Как правильно заполнять

В табеле в форме списка указаны фамилии всех граждан, кто трудится на предприятии. В течение учетного времени в документе делаются отметки о том, как работники использовали периоды, предназначенные для выполнения трудовых функций. Отражать в акте нужно данные обо всех работниках, в том числе и о тех, кто трудится на временной основе.

Чаще всего ведением табелей занимаются сотрудники финансового отдела. Если компания большая, то в ней предусматривается большое количество отделов и цехов, поэтому вводится специальная должность для внесения данных в табель.

При заполнении нужно учесть:

• вносить сведения можно вручную или при использовании компьютерной техники;
• подготовкой отвечает только тот работник, который является ответственным за это;
• открытие табеля происходит в начале месяца;
• подавать акт требуется два раза за месяц, это происходит при начислении авансов и заработка;
• для всех фамилий сотрудников предусматривается табельные номера, в дальнейшем этот код используется во всей внутренней документации, предназначенной для учета времени труда и оплаты;
• допускается вычеркивание фамилий работников и внесение новых только при условии, что есть соответствующий акт, разработанный руководством;
• в графах, что идут напротив фамилий потребуется указать часы, отработанные сотрудником.

Кроме того, важно учесть, что перед тем, как будет выдана заработная плата, директор предприятия должен подписать документ. Лицо, которое отвечает за внесение сведений в документ, должно следить за тем, чтобы вся информация была верной.

Если данные будут ложными, то сотрудник привлекается к установленной ответственности. Она отражена в КоАП РФ. По этой причине ответственное лицо серьезно подумает, если его попросят поставить отметку о работе, если гражданин в тот день не трудился.

В разработанную форму данные вносятся каждый день, в том числе:

• время, в течение которого трудился коллектив;
• наличие прогулов и опозданий;
• образование ситуаций форс-мажорного значения, что имеет связь с использованием рабочего времени;
• время отдыха;
• простой или забастовка;
• утрата трудоспособности на ограниченный период;
• сокращенные дни;
• наличие сверхурочного труда;
• другие данные.

Когда в финансовый отдел поступает заполненный акт, происходит начисление заработка и выдача денег каждому сотруднику. Далее бухгалтера хранят табеля. Чаще всего хранение организуется в помещении бухгалтерии, но если пространство не позволяет, то допустимо передать акт в архив.

До 2010 года срок хранения равнялся одному году. Затем внесены коррективы в законодательство по этому поводу. В настоящее время используется срок – 5 лет.

Образец заполнения формы № Т-13

В форме должны быть обязательно отражены все данные. В противном случае проверяющие органы могут указать на наличие нарушений и применить меры ответственности.

Скачать форму для заполнения Т-13 можно здесь:

Образец расположен по адресу:

Кто должен заполнять табель

Обязанность по внесению данных в документ лежит на сотруднике отдела кадров или финансового отдела. Кроме того, допускается установление на предприятии отдельной должности, кто отвечает за заполнение табелей. Именуется она табельщик. Происходит это в ситуации, когда в организации есть много структурных подразделений, чтобы не путаться в ведении документации.

После того, как в акт внесены необходимые сведения, сотрудники финансового отдела занимаются начислением заработной платы. В зависимости от того, какая в компании применяется система учета кадров, документ может быть заполнен одним или несколькими сотрудниками.

Также важно учесть, что ответственное лицо должно заполнять новый акт с началом каждого месяца. В документе отражаются все дни, что есть в месяце. Вне зависимости от того, в какой форме заполняется акт: в письменной или печатной, то итогу потребуется распечатать его и подписать у руководства.

Простой бланк табеля учета рабочего времени заполняется в соответствии с установленными правилами. Данный акт применяется для начисления заработной платы.

Смотрите на видео, как оформить табель учета рабочего времени по форме Т-13: