Любое предприятие представляет собой настоящий «живой» организм. Постоянно приобретаются, отчуждаются, сдаются в аренду, дарятся какие-то товары и ОС. Вначале имущество приобретается, ставится на учет и при необходимости вводится в эксплуатацию. Каждый этап требует грамотного документального оформления. Одним из документов для оформления является акт приема-передачи основных средств. Образец имеет стандартизированную форму.
На сегодняшний день обязанность придерживаться этой формы снята с юридических лиц и предпринимателей.
Сама форма состоит из 3 разделов, размещенных на 2 страницах.
Навигация по статье
- 1 Основное назначение акта приема-передачи основных средств?
- 2 Унифицированная форма акта
- 3 Сколько нужно экземпляров?
- 4 Основные правила заполнения формы ОС-1
- 5 Образец оформления акта приема-передачи основных средств
- 6 Первая страница формы ОС-1
- 7 Вторая страница формы ОС-1
- 8 Заполненное решение комиссии и подписи сторон
- 9 Как и сколько времени хранить акт?
Основное назначение акта приема-передачи основных средств?
ОС расцениваются таковыми, если сразу соответствуют ряду требований:
- предполагается использование объекта в производственной деятельности либо для оказания услуг, выполнения управленческих функций или приобретается для дальнейшей передачи во временное пользование;
- объект будет использоваться длительное время, более 12 месяцев;
- при приобретении нет цели дальнейшей перепродажи объекта;
- предполагается получение прибыли от эксплуатации объекта.
Стоимость такого имущества не должна быть меньше 40 тысяч рублей. Акт ОС-1 не оформляется, если после приобретения объекта, он будет реализован.
На ОС обязательно начисляется амортизация, то есть ежемесячное списание определенного размера затрат на поддержание объекта в нормальном состоянии. Не начисляется амортизация на земельные участки, коллекции музеев и другие ОС, которые со временем не утрачивают свои потребительские свойства.
Акт оформляется по форме ОС-1. Этот бланк не подходит для ситуаций, когда идет речь о сооружениях и зданиях, для этого предусмотрена форма с таким же кодом и буквой «а». Если код содержит букву «б», то по такому акту оформляется приемка группы зданий или сооружений.
Если объект принадлежит сразу нескольким предприятиям, то в акте отображается информация о частях, соизмеримых долям каждого владельца.
Унифицированная форма акта
Бланк документа приводится в постановлении Госкомстата № 7. Обязательство по неукоснительному соблюдению формы снято с предприятий, об этом говорится в информационном письме Министерства финансов № П3-10/2012. Сама форма соответствует ОКУД – номер 0306001. Этот документ служит основанием для постановки на бухгалтерский, налоговый учет. Получатель ценности кроме акта больше не должен составлять никаких документов.
Сколько нужно экземпляров?
Документ подлежит составлению в двух экземплярах, если объект предполагает приемку-передачу между организациями или предпринимателями. Обязанность по составлению документа возложена на передающую сторону, а утверждение на руководство обеих сторон.
В ситуациях, когда предполагается перепродажа ОС, то оформляется только 1 экземпляр документа. Такая же ситуация, если основные средства создаются самим юридическим лицом для собственных нужд.
Основные правила заполнения формы ОС-1
К акту должна прилагаться техническая документация, которая должна давать полную характеристику имущества, принимаемого на баланс и вводимого в эксплуатацию (при необходимости).
Сам бланк документа состоит из 3 разделов:
- Этот раздел заполняется только в случае, если оформляется объект, который был уже в эксплуатации.
- Оформляется исключительно принимающей стороной и должен отображать существующее состояние объекта на момент получения. Здесь же указывается собственник или несколько владельцев.
- В третьем разделе отображается информация об особенностях объекта. Здесь же указывается заключение комиссии и стороны ставят свои подписи.
После оформления акта заводится инвентаризационная карточка. Вся информация для заполнения этого документа берётся именно из акта.
Образец оформления акта приема-передачи основных средств
Заполнять документ можно вручную или на компьютере. Он не должен содержать исправлений и помарок. Если избежать ошибки не удалось, то вносится запись «Исправленному верить». Но лучше заполнить новый документ, чтобы избежать ненужных споров с контролирующими органами.
В акте обязательно есть сведения, которые должны быть отображены:
- дата и номер составления;
- полное название объекта;
- место, где принимаются ОС;
- инвентарный и заводской номера;
- амортизационная группа, к которой отнесено ОС;
- организация-производитель или поставщик;
- наличие драгоценных камней и металлов в объекте;
- технические характеристики.
Акт считается полностью оформленным только после того, как его подпишут все члены комиссии, которая принимала объект.
Первая страница формы ОС-1
Как правило, с оформлением акта не возникает никаких проблем.
На первой странице документ начинается с грифа утверждения. Если речь идёт о приобретении объекта, то передающая сторона не участвует в утверждении акта. В этой же части предусмотрено место печати. Однако следует помнить, что в случае, если одна из сторон отказалась от использования печати на основании ФЗ-82, то принуждение к проставлению оттиска является незаконным. Подтверждение этому можно также найти в ФЗ-402. Закон не определяет оттиск печати, в качестве обязательного реквизита документа первичного учёта.
Документ должен содержать следующую информацию:
- сведения о новом собственнике, то есть организации, которая принимает на свой баланс объект;
- информацию о передающей стороне, если речь не идёт о самостоятельно созданном предмете;
- сведения о бухгалтерском счете учета;
- дата ввода в эксплуатацию (при необходимости) или перехода права собственности.
В нижней части документа прописываются полные характеристики объекта, от наименования до номера амортизационной группы.
Вторая страница формы ОС-1
На второй странице документа выделено три раздела:
- Первый заполняется только в том случае, если объект уже был в эксплуатации (употреблении). Прописываются сведения об объекте, дата выпуска или ввода в эксплуатацию, проводился ли капитальный ремонт и когда. Также указываются амортизационные отчисления, если они начислялась бывшим владельцем. Указывается остаточная стоимость.
- Второй экземпляр подлежит заполнению только новым собственником. Указывается стоимость на момент передачи, норма амортизации и способ ее начисления.
- В третьем разделе прописывается характеристика ОС, указываются его принадлежности и приспособления.
Если ОС средства содержат драгоценные металлы, то эта информация должна содержаться именно в третьем разделе второй страницы.
Заполненное решение комиссии и подписи сторон
Третья страница заполняется исключительно комиссией, которая принимала объект. Указывается информация, о том соответствует или нет ОС техническим условиям. Если требуются дополнительные работы, то об этом обязательно делается отметка.
Члены комиссии подставляют свои подписи. В самом низу документа специалист бухгалтерии указывает информацию о внесении данных об объекте в инвентаризационную карточку. Если речь идёт о купле-продаже или другом виде сделки по отчуждению, то передающая сторона ставит отметку о том, что ОС снимается с учета.
Как и сколько времени хранить акт?
Прежде всего, следует опираться на срок полезного использования объекта. Он может равняться одному году, а может превышать 30 лет. Все требования указаны в Классификаторе ОС (Постановление Правительства 01.01.02 года за № 1). Возникает логический вопрос — сколько же тогда срок хранения акта приема-передачи?
Акт фактически является первичным документом, а относительно таких, Налоговый кодекс не устанавливает никаких специальных сроков хранения. Однако следует помнить, что именно этот документ является основанием для начисления амортизационных начислений и составляющей часть базы для исчисления налога на прибыль.
Получается, что следует придерживаться общего срока, который равняется 4 годам. Однако порядок его исчисления имеет некоторые особенности. Согласно пояснениям Министерства финансов, которые изложены в письме № 03-03-06/1/270 от 26 апреля 2011 года, сроки хранения по первичным документам, которые отражают формирование цены имущества, подлежащего амортизации, исчисляются с даты, когда завершились эти начисления в налоговом учете. Следовательно, такой акт должен храниться весь период, пока будут начисляться амортизация. С момента, как прекратятся начисления, придется хранить акт еще 4 года.
Практически любая сделка сопровождается оформлением актом приема-передачи. Если речь идет об основных средствах, то рекомендуется придерживаться стандарта ОС-1. Его оформляют, когда требуется принять приобретенное имущество и ввести его в эксплуатацию. То же самое делается в момент выбытия имущества.
Совместное оформление акта проводится, когда объект является бывшим в употреблении. Тогда продавец заполняет бланк, но оставляет незаполненным вторым раздел, который оформляет приобретатель имущества.
Не требуется оформление акта по форме ОС-1, если проводится модернизация, реконструкция объекта или другие ремонтные работы. Для таких ситуаций предусмотрен иной порядок оформления и учета затрат.
Смотрите на видео, как подготовить к передаче и произвести передачу основных средств в программе 1C Предприятие 8.0
+7-(499) XX-XX-XXX
+7-(812) XX-XX-XXX
+7-(800) XX-XX-XXX