Номенклатура дел в организации: способы разработки и образец

Номенклатура дел в организации будет выступать большим помощником, поскольку в период своей деятельности каждое предприятие нарабатывает большое количество документации. Их систематизация чрезвычайно важна. Поэтому в интересах каждого руководителя «разложить по полкам» изданные и полученные от сторонних организаций документов.

В настоящее время ведение документооборота не обязательно, но без использования его возможностей можно допустить большую путаницу в ведении дел. Владельцы крупных предприятий всегда помнят об этом.

Имея в подчинении большое количество подразделений с широким спектром функций, использование номенклатуры значительно облегчит систематизацию и хранение важной информации, отраженной как в бумажном, так и в электронном варианте.

Значение номенклатуры дел для организации

Основным направлением использования номенклатуры значится систематизация документов. Номенклатура в данном случае является перечнем дел, составленным согласно определенной формы, заведенной в подразделении делопроизводства организации. Основными задачами документа являются:

• классифицирование и учет документов;
• значительное облегчение процесса поиска требуемых документов;
• снижение нагрузки сотрудников в период передачи дел, а также составления описей;
• систематизация подготовленных к дальнейшему хранению или уничтожению документов.

Росархив одобрил правила ведения рабочих вопросов в отношении номенклатуры архивов предприятий еще в 2002 году. Все дальнейшие нормативные документы разработаны с их учетом.

Для кого она обязательна

Современный мир диктует свои правила. Теперь делопроизводство возможно только при использовании систематического подхода и аккуратности. При качественном оформлении номенклатуры дел работа с документацией будет производится оперативно.

Каждое юридическое лицо старается в обязательном порядке осуществлять свою деятельность только через номенклатуру. Соответственно, знать все нюансы хранения и систематизации документов должны не только делопроизводители, но и начальники всех отделов без исключения.

Первоочередное использование подобных перечней осуществляется организациями, передающими подшивки бумаг в госархив. Для этого разработан и внедрен ФЗ «Об архивном деле РФ». К таким организациям будут относится:

1. государственные или муниципальные;
2. негосударственные, если в ходе их деятельности образуются документы, имеющие отношение к госсобственности;
3. негосударственные, при условии заключения ими договора с госархивом.

Остальные предприятия от таких функций освобождены. Однако, лучше осуществлять ведение дел по номенклатуре. Ее образец можно разработать самостоятельно, ведь с ее использованием делопроизводство будет систематизировано, а сохранность документов значительно возрастет.

Не исключением будут документы, относящиеся к личном составу. Поскольку их отсутствие может принести организации даже финансовые потери, если проверяющие и контролирующие органы найдет нарушения в их оформлении или сохранности. В таком случае налагается штраф, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ.

Какие виды существуют

Номенклатура бывает разная. В зависимости от цели, которую преследует организация, можно выбрать одну из двух. При этом, отличаться они будут между собой по способу составления документации, а именно:

• типовая – вид НД, при котором производятся однотипные операции, не требующие разработки сложного перечня документации. Такая номенклатура осуществит отражение примерного состава дел;
• индивидуальная – разработана и утверждена для каждого учреждения при использовании особого подхода и анализа осуществляемых операций. Берет за основу типовую и примерную форму описей из НПА вышестоящего министерства или ведомства. Нормы будут распространены по всем подведомственным учреждению структурным подразделениям. Индивидуальные описи дел будут вестись каждым экономическим субъектом, учитывая свой вид деятельности, опираясь на правовые и нормативные документы.

Выбирая между указанными номенклатурами целесообразней выбрать второй вариант. При этом есть возможность учесть нюансы именно своего предприятия. Кроме того, так будут соблюдены сроки формирования подшивок и сдачи подготовленных документов в архив.

Кто составляет документ

Номенклатура составляется канцелярией. Ее разработка должна быть закончена за месяц до начала нового отчетного периода. Готовый документ подписывает руководитель организации. Названия разделов происходят от наименований структурных подразделений учреждения.

Порядок формирования и утверждения номенклатуры дел

Описи дел должны создаваться одновременно с тем, как образуется новый экономический субъект. Это означает, что разработка номенклатуры должна быть осуществлена совместно с созданием организации. Утвержденная НД должна ежегодно анализироваться на предмет своей актуальности. Если выявлены недочеты или слабые места, то следует провести корректировку действующего списка дел, а также издать изменяющий приказ.

Формы дел, которые были признаны устаревшими, этим самым приказом должны быть просто исключены из описи. Также следует проверить соблюдение сроков хранения по различным категориям бланков, форм или дел. Если какая-то форма была отменена нормативно-правовым актом, но срок ее хранения еще не истек, то такой бланк лучше оставить в описи.

Если появилась какая-то новая форма дел или документации, которую организация планирует использовать в будущей деятельности, то ее необходимо ввести в номенклатуру. При этом стоит помнить, что не стоит раздувать НД и осуществлять регистрацию «на всякий случай». Также, будет проблематично использовать только типовой перечень, без учета индивидуальной особенности организации.

Даже если подведомственные учреждения схожи между собой, не стоит исключать некоторые расхождения по численности штата или юридическому аспекту. По этой причине любой типовой документ следует дорабатывать индивидуальными документами, исключая все лишнее.

Из чего состоит документ

Приказ Минкультуры разработал унифицированную форму НД. Так, согласно, указанному документу установлены обязательные пункты, которые должны содержаться в номенклатуре. Однако, это совсем не значит, что нельзя расширять указанный список. Это даже необходимо делать, учитывая все нюансы деятельности организации. Обязательными пунктами будут считаться:

1. Наименование осуществляемой операции;
2. Единицы хранения (в данном случае будут указаны тома и отражение указанной информации будет осуществлено по истечении отчетного периода (года));
3. Период хранения – указанный пункт будет отражать срок, на который в обязательном порядке следует обеспечить сохранность прописанного в НД документа (в обязательном порядке отражается ссылка на нормативный документ, относящийся к предмету хранения);
4. Примечания – графа может оставаться не заполненной и вводится на будущее, используясь по мере необходимости.

Разработку пунктов, подлежащих включению, стоит произвести заранее, перед каждым отчетным периодом. При этом, стоит проанализировать уже существующие и, возможно, детализировать их название или переформулировать вовсе.

Как заполняется форма

Заполнять форму необходимо по графам, отраженным в образце. Заполнение допустимо как от руки, так и в машинописном формате. Для этого, следует изучить образец на 2019 год и проанализировать его на предмет соответствия своему предприятию.

Образец номенклатуры дел можно скачать ниже:

Правила и сроки хранения

Определить необходимые в работе бланки и формы документов не самая большая сложность. Второе по значению – определить и указать срок хранения находящихся в НД документов. Следует помнить, что для каждого бланка, письма, отчета, табеля или справки имеется своя категория. По этой категории и производится определение конкретного минимального срока для хранения.

Уничтожение подшивок, ранее срока, установленного номенклатурой недопустимо. За это может наступить ответственность вплоть до уголовной. Сами сроки установлены на законодательном уровне и ознакомиться с ними можно в приказах минкультуры. Если в документообороте имеется НПА, по которому не установлен срок хранения указанными приказами, то организация может самостоятельно установить его.

Но, нельзя произвести указанные действия просто по своему желанию. Для этого необходимо создать экспертную комиссию. В ходе ее заседания будет определен минимальный срок хранения. Решение необходимо официально закрепить приказом. Теперь, соблюдение срока обязательно!

Данная процедура широко используется для бухгалтерской документации. Поскольку сроки этой отрасли индивидуальны и будут зависеть не только от бухгалтерского законодательства, но еще и периодов проверок сторонними организациями, то для них и можно ввести увеличенный период хранения сданных в архив дел.

Еще один нюанс – разработанные или появившиеся в ходе осуществления деятельности документы могут быть не в единственном экземпляре.  Их количество компании предстоит определить самостоятельно. К примеру, первый будет находиться в канцелярии, второй передан в кадровый аппарат, а третий уйдет в бухгалтерию для начисления денежных средств. Четвертый при этом будет направлен в архивное учреждение.

Срок, в который надлежит хранить документ будет главным критерием разделения подшивок. Так, документы будут отсортированы на хранение по следующим показателям:

1. временное хранение на период до 10 лет;
2. временное хранение на период свыше 10 лет;
3. постоянное хранение.

При этом, не стоит руководствоваться только указанными сроками. Они могут быть разработаны в индивидуальном порядке каждым учреждением. Главное, чтобы не было нарушения законодательства. Так, устанавливая срок хранения финансовым документам следует руководствоваться еще и статьями налогового кодекса. В противном случае можно получить взыскание.

Кадровые документы также не будут исключением. За ними должен быть закреплен специальный сотрудник кадрового учреждения, он и контролирует сроки хранения приказов по личному составу и иных НПА. Приказ о назначении указанного сотрудника подлежит утверждению со стороны руководства организации.

Передача документации в архивное учреждение

Если организация относится к тем, которая в обязательном порядке сдает документы в архив, то следует уяснить для себя требования Госархива. По истечении календарного года, который также является отчетным, необходимо собрать документы и по правилам делопроизводства передать их в архив. Хранение при этом может быть как постоянным, так и временным.

Сдача будет осуществлена с учетом графика, который утвержден руководством. Для нее следует составить их опись. Передать можно только по номенклатуре, с обязательным приложение регистрационной карточки.

При необходимости получения подшивки, которая сдана в архив, будет осуществлена выдача для временного использования. Перед сдачей в архив в обязательном порядке должна быть проведена научная и практическая экспертиза ценности документа.

Экспертиза ценности сдаваемых документов

В основном, информация во всех, участвующих в хозяйственной жизни организации документов используется единоразово и теряет после этого свою актуальность. Такие документы не подлежат длительному хранению. И совсем другое отношение должно быть к документам, которые содержат ценную или научную информацию. Они могут находится на хранении на постоянной основе.

Для того, чтобы не наделать ошибок и не утратить важный документ и проводится указанная экспертиза. В ней будет оценена государственная, социально-культурная или иная значимость подлежащего сдаче документа.

Комиссия для такой оценки будет создана приказом. В нее будут входить самые квалифицированные в указанном вопросе кадры: заведующий канцелярии, ведущие бухгалтера, инженеры и прочие квалифицированные кадры. Ими будет разработан проект классификатора и номенклатура делопроизводства.

Разработка номенклатуры дел должна быть в приоритете. Нет четких инструкций по ее составлению, поэтому каждая организация должна сама решить для себя список наиболее важных вопросов. Также следует четко определить сроки, на которые будут оставаться документы на хранении. Используя НД будет значительно сокращен документооборот и систематизирована работа подразделений.

Эксперт по управлению документацией расскажет, почему электронные документы не нужно включать в номенклатуру дел и как организовать хранение бумажных документов, чтобы их было легко искать: